Barrierefreie PDFs erstellen lassen
PDF/UA- & BITV 2.0-konform – aus InDesign, Word und bestehenden PDFs
Ich mache Ihre Publikationen barrierefrei: aus InDesign- und Word-Dokumenten (oder bestehenden PDFs) erstelle ich normgerechte PDF/UA-Dateien nach BITV 2.0 – inklusive Tags, Lesereihenfolge, Alternativtexten und Prüfung mit PAC.
PDF-Barrierefreiheit: zugängliche Dokumente für alle
Barrierefreiheit im Zusammenhang mit PDF-Dokumenten bedeutet, dass alle Menschen den Inhalt Ihrer Dokumente uneingeschränkt nutzen können. Um ein barrierefreies PDF/UA-Dokument zu erstellen, müssen eine sinnvolle Tag-Struktur, Lesezeichen, Alternativtexte für Bilder und andere Informationen zum PDF hinzugefügt werden, damit die Datei von Screenreadern korrekt vorgelesen wird.
Typische Dokumente sind Berichte, Satzungen, Formulare, Broschüren, Ausschreibungen, Geschäftsberichte und Schulungsunterlagen – für Websites, Intranet und Presse-Downloads.
Behörden & öffentlicher Dienst: barrierefreie PDFs sind Pflicht
Laut der EU-Richtlinie 2016/2102 und der Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung BITV 2.0 sind öffentliche Stellen der Bundes-, Landes- und kommunalen Ebene verpflichtet, nur barrierefreie PDFs im Internet zum Download anzubieten. Doch auch für Firmen sollte es zum guten Ton gehören, niemandem den Zugang zu Ihren veröffentlichten Dokumenten zu verwehren.
Vorteile barrierefreier PDFs
Ein PDF/UA-konformes Dokument hat viele Vorteile:
Sehbehinderte oder Menschen mit einer Lese- oder Konzentrationsschwäche können sich die Inhalte vorlesen lassen.
Verlinkte Lesezeichen und Fußnoten erleichtern auch Menschen ohne körperliche oder geistige Beeinträchtigungen die Orientierung in einem PDF.
Sie dokumentieren mit der Bereitstellung barrierefreier Inhalte Ihre soziale Verantwortung und steigern die Kundenzufriedenheit.
Eine korrekte Tag-Struktur gewährleistet eine bessere Weiterverarbeitbarkeit der PDF-Inhalte (z. B. das Extrahieren von Texten aus einem PDF).
Barrierefreie PDFs besitzen eine bessere Maschinenlesbarkeit und bilden die Grundlage für eine Inhalts-Wiederverwertbarkeit.
Barrierefrei aufbereitete Ursprungsdokumente und Dokumentenvorlagen sind für alle Nutzerinnen und Nutzer leichter handhabbar.
Gepflegte Metadaten sind im Hinblick auf die Suchmaschinen-Optimierung (SEO) sinnvoll.
Eine korrekte Tabulator-Tasten-Reihenfolge vereinfacht die Navigation in PDF-Formularen.
Ihr Unternehmen handelt auf Grundlage der gesetzlichen Regelungen.
Der Umfließen-Modus sorgt für eine bessere Lesbarkeit auf Smartphones, da lange Textzeilen sich an die geringe Bildschirmgröße anpassen.
Barrierefreie PDFs sind somit nutzerfreundlicher als normale Dokumente und erhöhen die User Experience für alle Nutzerinnen und Nutzer!
Kriterien barrierefreier PDF/UA-Dokumente
Damit ein PDF den strengen PDF/UA- und BITV 2.0-Standard erfüllt, müssen unter anderem folgende Kriterien erfüllt sein:
Semantisch korrekte Tag-Struktur
Definierte Lesereihenfolge
Bilder mit Alternativtexten
Schmuckgrafiken als Artefakt gekennzeichnet
Lesezeichen zur schnellen Navigation
Tabellen mit Kopfzeilen
Formularfelder mit Alternativtexten
Korrekte Sprachauszeichnung der Texte
Unterstützung des Umfließen-Modus
Hierarchisch korrekt definierte Überschriften
Definierte Tabulator-Reihenfolge
Gepflegte Metadaten
Überarbeitung von InDesign-, Word- & PDF-Dateien zu PDF/UA und BITV 2.0
Ich bereite Ihre mit Microsoft Word, PowerPoint, Excel oder Adobe InDesign erstellten Print-Dokumente für die Barrierefreiheit auf und wandle sie anschließend in barrierefreie PDFs um. Die Aufbereitung bereits vorhandener PDF-Dateien ist ebenfalls möglich.
Die PDFs bestehen anschließend die in Adobe Acrobat integrierte Barrierefreiheits-Prüfung und entsprechen dem strengen PDF/UA-Standard und der BITV 2.0-Verordnung. Somit bestehen die PDFs den von Behörden und Kommunen geforderten „PAC PDF Accessibility Check”.
So läuft die barrierefreie Aufbereitung ab
- Analyse der Ausgangsdatei (InDesign, Word oder PDF) und Zielanforderungen.
- Struktur, Überschriftenhierarchie, Listen, Tabellen und Lesereihenfolge korrigieren.
- Alternativtexte, Sprachauszeichnungen, Metadaten und Navigation (Lesezeichen) ergänzen.
- Export/Optimierung zu PDF/UA und Qualitätscheck mit Acrobat und PAC.
FAQ: Barrierefreie PDFs (PDF/UA & BITV 2.0)
Hier finden Sie Antworten zur barrierefreien Aufbereitung von InDesign-, Word- und bestehenden PDF-Dateien – kompakt erklärt.
Am besten sind die Ursprungsdateien: Adobe InDesign (.indd/.idml) oder Microsoft Word (.docx). Ich kann auch vorhandene PDFs überarbeiten – je nach Qualität der Ausgangsdatei ist das jedoch aufwendiger.
PDF/UA ist ein internationaler Standard für barrierefreie PDF-Dokumente. Die BITV 2.0 verpflichtet öffentliche Stellen, digitale Inhalte barrierefrei bereitzustellen. In der Praxis heißt das: strukturierte Inhalte, korrekte Lesereihenfolge, Alternativtexte, Sprache/Metadaten und eine saubere Prüfung.
Nach einer Sichtung der Ausgangsdatei werden Struktur und Semantik (Überschriften, Listen, Tabellen, Links, Lesereihenfolge) korrigiert, Alternativtexte und Metadaten ergänzt und Sprachauszeichnungen korrekt vorgenommen. Anschließend erfolgt der Export bzw. die Optimierung zu PDF/UA und ein Qualitätscheck in Acrobat sowie mit PAC.
Das Ziel ist ein PDF, das die Prüfungen in Acrobat und in PAC erfolgreich besteht. Entscheidend ist auch die Qualität des Ausgangsdokuments (z. B. sauber aufgebaute Tabellen, echte Textinhalte statt Bild-Text, sinnvolle Struktur).
Typische Faktoren sind Umfang (Seitenzahl), Komplexität (Tabellen, Formulare, viele Grafiken), Qualität der Ausgangsdatei und die gewünschte Prüftiefe. Nach einer kurzen Sichtung der offenen Ursprungsdateien kann ich den Aufwand realistisch einschätzen und ein Angebot erstellen.
Häufige Stolpersteine sind fehlende oder falsche Überschriftenhierarchien, fehlende Absatzformate, manuell gesetzte Inhaltsverzeichnisse, uneindeutige Linktexte, falsch aufgebaute Tabellen, unbeschriftete Formularfelder, fehlende Alternativtexte, nicht ausreichende Farbkontraste und ungepflegte Metadaten. Genau diese Punkte werden bei der Aufbereitung systematisch korrigiert.
Schulungen rund um das Thema „Barrierefreie PDFs erstellen”
Gerne schule ich Sie in der Erstellung barrierefreier PDFs. Ich biete sowohl Schulungen speziell für Grafikerinnen und Grafiker bzw. Werbeagenturen und den öffentlichen Dienst zu diesem Thema an.
- Design mit KI: Photoshop, InDesign & Illustrator
- Adobe Firefly – Bild-, Video- und Sound-Generierung mit KI
- Adobe Creative Cloud Basis-Paketkurs
- Adobe Creative Cloud Aufbau-Paketkurs
- Adobe Creative Cloud Update-Paketkurs
- Adobe Acrobat Pro Grundkurs
- Automatisierung im Grafikdesign
- Barrierefreie PDFs mit InDesign und Acrobat Pro
- Barrierefreie PDFs mit Word und Acrobat Pro
- Barrierefreie PDFs mit Word und axesWord
- Barrierefreie PDFs mit InDesign und MadeToTag
- Webflow Grundkurs
- UX-Design Grundlagen
- eBooks erstellen
- Adobe Illustrator Grundkurs
- Adobe Illustrator Aufbaukurs
- Adobe InDesign Grundkurs
- Adobe InDesign Aufbaukurs
- Adobe Photoshop Grundkurs
- Adobe Photoshop Aufbaukurs
- Responsive Webdesign
- Adobe Animate Grundkurs
- Adobe Animate Aufbaukurs
- Adobe XD Grundkurs
- macOS Schulung
